会议是公司日常生活中不可或缺的一部分，除了参加会议相对较少的少数岗位之外，每个人在工作日中很大一部分时间将花费在会议上。岗位越高可能花费的时间就越多，因此了解我们为什么要召开会议很重要。
我们为什么要开会？
1.信息共享：旨在共享信息和更新，例如新政策的发布。
2.状态更新：当一组人在项目的不同部分一起工作并且分享他们的工作状态。这种会议通常在本质上是重复的，并在固定的时间间隔（如每天、每周、每月等）重复。
3.决策：这些会议通常是在需要做出决定的时候，决策者在做出决定之前需要不同相关者的意见。
4.问题解决：一群人聚在一起进行头脑风暴，讨论并决定解决企业问题的最佳方法。
5.杂项：可能还有其他一些会议，如创新会议、团队建设会议、绩效审查会议、审计审查会议、董事会会议等。
如何召开有效会议？
1.工作前
议程：
- 主持会议的人需要决定会议的目的。
- 预期的结果是什么？
- 在此基础上，需要制定会议议程。
会议议程需要非常清楚预期的结果。如果会议议程不明确，那么预期的结果将无法实现。
参与者名单：
- 根据会议所需的结果，邀请正确的参与者。如果错过了一些重要的参与者，则无法做出决定。或者，如果我们邀请了会议中不需要的参与者，那么就是浪费时间。
其他杂项：
- 组织者需要记住的其他一些会前细节
- 预订大小合适的会议室。
- 参会人员提前确认参会。
- 参与者需要提前准备会议所需要的材料。
2.会议期间：
- 准时开始会议并结束会议。如果会议有不同议程的时间段，请跟踪时间并确保严格遵守这些时间限制。
- 如果可能的话，提供点心或茶/咖啡，让会员保持清醒和参与。
- 在会议开始时向成员打招呼，提供背景信息，并快速浏览会议议程和会议预期结果，以确保所有参与者信息同步。
- 鼓励讨论以获得所有观点和有效的会议想法。如果某些成员不说话，请向他们询问具体问题以征求他们的意见。
- 始终将对话集中在主题上。确保讨论具有建设性，避免重复评论。
- 在会议结束前，总结会议达成的协议和需要采取的行动并决定下次会议的时间（如果需要）
3.会后：
为确保立即实现预期结果（最多 2-3 个工作日内），你需要向所有参与者发送会议纪要以及会议所采取的行动：
- 会议总结
- 达成的协议
- 存在的分歧以及需要进行的后续会议
- 行动项目
总而言之，很多企业的时间和精力都花在了会议上。因此，每个员工都必须确保会议是有效的。通过遵循上面提到的一些简单步骤，将能够大大提高会议质量，确保会议成功召开，任务有效推进。
